¿Tu edificio no tiene presidente vigente o su mandato ya venció? ¿No saben quién debe convocar a la junta o cómo inscribir los acuerdos sin que SUNARP los observe?

Cuando un edificio se independiza e inscribe en los Registros Públicos, se constituye la Junta de Propietarios a través del Reglamento Interno. Sin embargo, es frecuente que no se llegue a designar a la junta directiva —presidente o administrador—, especialmente cuando todas las unidades inmobiliarias [departamentos, depósitos, estacionamientos] pertenecían inicialmente a un mismo titular, como el constructor o una inmobiliaria.

Esta situación también puede presentarse con el tiempo: cuando el presidente no fue designado, su mandato ha vencido o, por cualquier otra razón, no existe un órgano de dirección vigente e inscrito. El problema es inmediato: no hay quien convoque válidamente, represente a la junta o permita inscribir acuerdos que se lleguen.

Regularizar esta situación no es solo una formalidad, la designación e inscripción de la junta directiva —en especial del presidente— es clave para el funcionamiento del edificio y para evitar contingencias. Sin ello, se dificulta la adopción de acuerdos y su inscripción ante los Registros Públicos.

¿Por qué es importante inscribir la junta directiva?

• Permite iniciar acciones de cobranza contra propietarios morosos.

• Facilita la obtención del RUC de la Junta de Propietarios.

• Permite contratar personal del edificio conforme a ley.

• Hace posible la celebración de contratos (mantenimiento, seguridad, proveedores).

• Permite representar válidamente a la junta frente a terceros y ante SUNARP.

• Evita observaciones registrales y retrasos en la inscripción de acuerdos.

I. La convocatoria

Para la realización de una sesión de Junta de Propietarios es necesario convocar previamente a los propietarios, conforme a lo previsto en la normativa aplicable y en el Reglamento Interno.

El Tribunal Registral ha establecido un criterio mediante precedente de observancia obligatoria aprobado en el Pleno CL de fecha 26 de agosto de 2016, publicado en el Diario Oficial El Peruano, según el cual: “Cuando no existe Presidente de la Junta de Propietarios inscrito o ha vencido el mandato del Presidente inscrito, la convocatoria a Junta de Propietarios podrá ser efectuada por propietarios que representen el 25% de participaciones sobre los bienes comunes, para tratar cualquier materia que se señale en la convocatoria. Ello es también aplicable cuando existe Presidente inscrito con período de funciones vigente y el 25% de propietarios convoca acreditándose la muerte, renuncia o incapacidad del Presidente”.

Por regla general, esta convocatoria corresponde al presidente de la junta; sin embargo, en ausencia de este —por no haber sido designado o por haber vencido su mandato—, podrá ser efectuada por los propietarios que cuenten con el porcentaje exigido por el Reglamento Interno y las normas registrales correspondientes, que es el 25% de participación en bienes y áreas comunes.

Asimismo, la convocatoria debe realizarse con la debida anticipación y a través de medios que permitan dejar constancia de su recepción, indicando claramente la fecha, hora, lugar de la reunión y los puntos de agenda a tratar. Es decir, lo más importante es que los propietarios tengan conocimiento de la convocatoria y que se pueda acreditar su recepción. Por lo tanto, la convocatoria puede hacerse por medio de correo electrónico, mediante carta, esquela, avisos en el mismo edificio, entre otros.

En ese sentido, resulta fundamental que la convocatoria se efectúe de manera válida, cumpliendo con el porcentaje exigido y siendo realizada por las personas legitimadas para ello, pues el registrador verificará dichos aspectos. De lo contrario, el título podría ser observado, generando demoras en el proceso de inscripción, aun cuando el acta de la Junta de Propietarios cumpla con las formalidades debidas.

II. Acta de Junta de Propietarios

Realizada la sesión de la Junta de Propietarios, los acuerdos adoptados deben constar en el acta correspondiente, la cual permitirá acreditarlos y, de ser el caso, solicitar su inscripción ante los Registros Públicos, por lo tanto, es fundamental que el acta cumpla con las formalidades previstas a continuación:

De acuerdo con el artículo 149 del Reglamento de la Ley N.º 27157, el acta debe consignar, como mínimo, el lugar, fecha y hora de la sesión; la relación de los propietarios asistentes, indicando la unidad inmobiliaria de su titularidad y su porcentaje de participación [se recomienda organizar estos datos en una tabla]; además, debe estar claramente establecido el nombre de quienes actuaron como presidente y secretario; los puntos de agenda; la forma y resultado de las votaciones; y los acuerdos adoptados.

Asimismo, las sesiones y acuerdos deben constar en un Libro de Actas legalizado, de no contar con uno, deberá incluirse como punto de agenda el otorgamiento de facultades a una persona para formalizar los acuerdos adoptados, incluyendo la apertura del libro y la suscripción de los documentos necesarios para su inscripción.

En cuanto a la asistencia, los propietarios pueden concurrir personalmente o mediante representante, quien deberá acreditar su representación por escrito y con carácter especial para cada sesión, salvo que se trate de poder otorgado por escritura pública. Si bien estos poderes no se insertan necesariamente en el acta, es recomendable conservarlos en los archivos de la Junta de Propietarios.

El acta debe ser firmada por el presidente y el secretario designados, así como por los propietarios asistentes. Cuando se actúe mediante representante, la firma corresponderá a este, debidamente acreditado, las firmas de los asistentes o representantes no requieren legalización notarial.

Ojo: El presidente electo deberá verificar la asistencia y el cumplimiento del quórum mediante una declaración jurada, cuya firma deberá ser certificada notarialmente. [Esta declaración jurada es importante para que se pueda logar la inscripción registral].

Finalmente, debe tenerse en cuenta que el presidente necesariamente debe ser propietario de alguna de las unidades inmobiliarias del edificio. Por lo tanto, el cumplimiento de estas formalidades resulta esencial, pues el acta constituye el documento base para acreditar los acuerdos de la Junta de Propietarios ante terceros y ante los Registros Públicos.

III. Constancia de convocatoria a Junta de propietarios

La constancia de convocatoria es el documento mediante el cual se acredita ante el registrador que la convocatoria a la sesión de la Junta de Propietarios se realizó conforme a la normativa aplicable.

Generalmente, se formula con posterioridad a la sesión, a modo de declaración jurada en la que se deja constancia de que todos los propietarios fueron debidamente convocados. Dicha constancia debe contar con firma certificada notarialmente, ya que permite al registrador verificar la validez de la convocatoria efectuada.

Asimismo, conforme al criterio del Tribunal Registral recogido en la Resolución N.º 0521-2026-SUNARP-TR, la constancia de convocatoria puede ser suscrita por el presidente electo en la sesión de la Junta de Propietarios.

IV. Algunas recomendaciones prácticas

 Es fundamental que la convocatoria se realice conforme a las disposiciones normativas aplicables, tanto en lo referido a las personas legitimadas para efectuarla como al cumplimiento del porcentaje de participaciones exigido. De lo contrario, aun cuando se lleve a cabo la sesión y se adopten acuerdos, estos podrían no ser admitidos al momento de solicitar su inscripción, pese a que el acta cumpla con las formalidades previstas.

En el acta de Junta de Propietarios debe consignarse claramente la relación de los propietarios asistentes, indicando la unidad inmobiliaria de su titularidad y el porcentaje de participación que les corresponde, conforme a lo inscrito en los Registros Públicos. Asimismo, debe dejarse constancia de la participación de quienes concurran mediante representantes.

En caso no se cuente con un Libro de Actas legalizado, deberá incluirse como punto de agenda el otorgamiento de facultades para su apertura y la formalización de los acuerdos adoptados. Para ello, será necesario presentar una solicitud de certificación de apertura de libro suscrita por la persona designada en el Acta para ello, así como la constancia de adhesión, la cual deberá estar firmada por el presidente y el administrador.

El presidente electo deberá suscribir una declaración jurada de quórum, en la que deje constancia de que las personas que intervienen y suscriben el acta se encuentran debidamente acreditadas. Por otro lado, la constancia de convocatoria —documento que se presenta ante el registrador para acreditar la validez de la convocatoria— debe contar con firma certificada notarialmente. Esta puede ser suscrita por los propietarios que realizaron la convocatoria o, conforme al criterio del Tribunal Registral, por el presidente electo en la sesión correspondiente.